En este post vamos a explicar cómo realizar desde el punto de vista técnico un proceso de evaluación de desempeño, primero desde un enfoque general y luego viendo cómo realizarlo con HRider.
 

El proceso de Evaluación de Desempeño

El proceso de Evaluación de Desempeño por Competencias es un proceso recurrente en el tiempo que tiene como finalidad principal medir el desempeño de cada integrante de la organización en las competencias propias de su puesto de trabajo. En un anterior post hablábamos de los 10 motivos para realizar una Evaluación de Desempeño, que trata de manera detallada los objetivos y motivaciones para realizarla.

El primer paso para realizar una Evaluación de Desempeño es decidir para cada puesto de trabajo, qué competencias se quieren incluir y qué grado de exigencia requiere cada una de ellas. En general para cada puesto de trabajo tendremos dos tipos de competencias:

  1. Competencias Generales. Son competencias no relacionadas directamente con un puesto de trabajo concreto. Son competencias dirigidas a fomentar la cultura y valores de la organización así como requerimientos que la organización quiere hacer extensibles a todos sus miembros. Por ejemplo: Trabajo en Equipo, Honestidad, Compromiso, etc.
  2. Competencias Específicas. Competencias necesarias para el puesto de trabajo. Pueden cambiar para cada puesto de trabajo o requerir de un nivel de exigencia diferente. Por ejemplo, el puesto “Comercial” puede requerir la competencia “Hablar en público” en un grado mayor que para el puesto “Operador”.

Tendremos por tanto que recopilar todas las competencias que queremos evaluar para cada puesto de trabajo, incluyendo para cada competencia una descripción de la competencia junto con sus grados de cumplimiento. Estas competencias servirán para crear luego las encuestas con las que cada integrante de la organización será evaluado.

El segundo paso es decidir para cada puesto de trabajo que metodología vamos a aplicar: 90, 180, 270 o 360 grados. La siguiente gráfica muestra visualmente la correspondencia entre el número de grados y el rol del evaluador:

 

  • 90º si a una persona solo le evaluará su superior inmediato.
  • 180º si además le evaluarán sus colegas.
  • 270º si además le evaluarán sus subalternos.
  • 360º si además de todos los anteriores le evaluarán también sus clientes, internos o externos.

Efectivamente, la evaluación de 360º es la más completa y real que podemos hacer puesto que es la que nos da una visión más completa sobre una persona, pero como se puede intuir también es la más complicada técnicamente de realizar. Una persona evaluada por el método 360º puede requerir de al menos 8 encuestas (autoevaluación, 1 jefe, 2 compañeros, 2 subalternos, 2 clientes) si multiplicamos por el número de personas el volumen de información a gestionar puede ser considerable, y una buena razón para que dispongamos de soluciones técnicas especializadas como HRider para manejar toda esta información de forma ágil y segura antes de lanzarnos a una aventura de esas dimensiones.

Una vez hemos decidido las competencias y metodología aplicada a cada puesto de trabajo necesitaríamos crear los modelos de encuesta para cada puesto y distribuir entre los evaluadores para su realización.

Por último, una vez las encuestas han sido completadas procederíamos a su recogida y análisis de resultados, tanto globales como individuales por persona, para los que se establecería al menos una entrevista personal para discutir el informe de resultados obtenido con cada evaluado.

Retos técnicos de una Evaluación de Desempeño

Como hemos visto, realizar una Evaluación de Desempeño requiere por parte del departamento de recursos humanos de una planificación y trabajo importante, que a veces puede resultar infravalorado por el resto de la organización. Los principales retos que debemos abordar para realizar una Evaluación de Desempeño son:

  • Crear encuestas atractivas, tanto en su uso como en su presentación, que eviten que el evaluador lo perciba como una tarea aburrida carente de importancia.
  • Capacidad para gestionar la información, tanto a la hora de distribuir las encuestas como en su recogida y procesamiento. Hacerlo en papel o con una herramienta no especializada como Excel conduce de forma segura al fracaso del proceso.
  • Capacidad para analizar y explotar la información desde diferentes puntos de vista, así como de generar informes atractivos e inteligibles que aporten valor para la ayuda en la toma de decisiones.
  • Rapidez para realizar todo el proceso. De poco sirve tener los resultados de los informes 3 meses después de realizar la evaluación.

El riesgo de fracasar en la gestión de una Evaluación de Desempeño puede suponer, además del gasto inútil de tiempo y recursos, generar resultados equívocos o parciales que lleven a decisiones incorrectas, la pérdida del talento y competitividad de toda la organización, y la imposibilidad de volver a realizarla en los siguientes años por miedo al fracaso.

El proceso de Evaluación de Desempeño con HRider

El proceso de evaluación en HRider se gestiona en 3 fases que concuerdan con los pasos anteriormente expuestos:

  • Diseño de la evaluación.
  • Generación de encuestas.
  • Envío de encuestas, seguimiento y cierre de la evaluación.

A continuación vamos a ver cómo realizar el diseño de la evaluación y cómo configurar diferentes aspectos de la misma.
En posteriores posts veremos el resto de fases y otros aspectos de la solución que resuelven los retos y dificultades anteriormente descritos de forma fácil y elegante.

Diseño de una Evaluación

Para crear una evaluación debemos tener previamente creada nuestra organización, esto es, los puestos de trabajos que deseamos evaluar y haber asociado a cada puesto las personas que lo forman. Habremos también definido las relaciones o roles entre personas: superior, colega, subordinado y cliente.
Desde la pestaña “ORGANIZACIÓN” podemos definir toda esta información o importarla directamente desde un fichero CSV, estos ficheros pueden crearse con Excel o con un simple editor de texto. En un próximo post trataremos los detalles de la creación de una Organización así como de la creación y personalización de modelos de encuestas. Ahora vamos a centrarnos en el proceso específico de la evaluación.

Una vez hemos decidido qué puestos y que personas serán evaluadas podemos iniciar el proceso creando una nueva evaluación. Desde la pestaña “EVALUACIONES” pulsamos sobre el botón “Nueva”, se mostrará el editor de evaluaciones en fase de “Diseño”, que sirve para definir cómo será nuestra evaluación, sus datos generales y su configuración, y cómo y a quién vamos a evaluar.

Datos Generales

Los datos generales nos permiten identificar la evaluación y serán incluidos en los informes y encuestas que realicemos:

- Código. Un código identificativo para la evaluación. Por ejemplo: EVAL2014 1ºS

- Descripción. La descripción de la evaluación. Por ejemplo: EVALUACIÓN PRIMER SEMESTRE DE 2014

- Periodo. El periodo que la evaluación pretende evaluar. Por ejemplo: del 01/01/2014 al 30/06/2014

Permiso “Acceso de los supervisores al informe de sus subordinados”

Este permiso permite controlar el acceso a los informes por parte de los supervisores.
Si dejamos activada esta casilla, un supervisor podrá ver los resultados de la evaluación de sus subordinados, así como todas las encuestas que colegas y otras personas han realizado sobre ellos. En algunos casos puede ser interesante denegar este permiso, por ejemplo, si queremos guardar confidencialidad total sobre el resultado de las evaluaciones, o si queremos impedir que el supervisor pueda ver las encuestas que otros han hecho sobre el evaluado y evitar así que puedan influirle o condicionarle.


Número de evaluadores

Una evaluación de desempeño 360º se caracteriza porque a cada persona le evalúa más de 1 persona, así se consigue tener una visión más completa y real de lo que supondría una evaluación realizada únicamente por el superior inmediato.
Desde el editor podemos definir el número de colegas, clientes y subalternos que evaluará a cada persona. Los colegas de una persona son aquellas que tienen su mismo puesto de trabajo.
Por ejemplo, según la imagen anterior, en una evaluación de 360º a cada evaluador le evaluarán: 2 colegas, 2 clientes y 2 subalternos. Hay que añadir además la auto-evaluación que siempre se realiza y la evaluación de su superior inmediato. Es decir, que para este ejemplo una evaluación de 360º sobre una persona lanzará un máximo de 8 encuestas, menos si la persona tiene menos de 2 colegas, clientes o subalternos.

Peso de la evaluación según el rol del evaluador y metodología de la evaluación

Además de decidir el número de encuestas que se realizarán por evaluado podemos también definir cuál será el peso de cada una de ellas según el rol del evaluador y el tipo o metodología de evaluación que se realizará.

El tipo de la evaluación indica, mediante grados, la metodología a aplicar.
Pues bien, podemos seleccionar cada metodología y definir el peso que tendrá para cada uno de los roles. La siguiente imagen muestra un ejemplo para 180º:

En este caso la puntuación del supervisor aportará un 70% a la nota final y el del conjunto de los colegas un 30%, si le evalúan 2 colegas, cada uno aportará por tanto un 15% a la nota final. En el caso de que una persona no tenga ningún colega la valoración del supervisor sería la nota final del evaluado.

 

 

Calificación General

Opcionalmente HRider permite definir calificaciones para una evaluación basadas en rangos de puntuación. La siguiente imagen muestra un ejemplo de calificaciones que van del “Muy Deficiente” hasta el “Excelente”.

Si se definen calificaciones, el informe global de la organización y los informes individuales de cada persona muestran además esta información. La siguiente imagen muestra la sección de Calificación para un informe global de la organización.

 

 

Modelo y metodología a aplicar a cada puesto

Para finalizar el diseño de nuestra evaluación ya solo nos queda seleccionar un modelo de encuesta y una metodología concreta (90, 180, 270 o 360 grados) para los puestos que queramos evaluar desde la parte central del editor:

Con esto hemos diseñado los aspectos fundamentales de nuestra evaluación. Los siguientes pasos será generar las encuestas y planificar el envío por correo electrónico de las invitaciones solicitando a los evaluadores participar en la evaluación. Para continuar guardamos y pulsamos el botón “Siguiente”.

------------------------------------------------------------------------

Hemos visto cómo planificar la gestión de un evaluación de desempeño y cómo realizar su diseño con HRider. En la próxima entrega de este blog acabaremos de ver cómo se realizan las dos últimas fases del proceso: envío de encuestas y seguimiento y cierre de la evaluación.

Recuerda que HRider incluye asistencia técnica en cualquiera de sus modalidades. Solo tienes que acceder a la ayuda contextual de HRider que encontrarás en la barra de herramientas y enviarnos tu consulta o sugerencia, ¡estaremos encantados de atenderte!